Inhalt : Projektkosten-Management mit dem OSS Tool ]project-open[

In den letzten Jahren konnte sich leistungsstarke PM Tools auf Open Source Basis etablieren. Diese versprechen nicht nur einen geringeren TCO als vergleichbare Closed Source Produkte, sondern lassen sich auch weitaus flexibler einführen und in die exisitierende IT Landschaft integrieren. Weitestgehende Unabhängigkeit in Bezug auf Dienstleister und Software-Upgrades sind weitere Pluspunkte derartiger Lösungen.

Im folgenden soll die tool-gestützte Projektkostenrechnung anhand des Open Source Produkts ]project-open[ dargestellt werden. ]project-open[ ist eine umfangreichste Open Source Komplettlösung für Organisationen die projekt-orientiert arbeiten. Sie liefert IT Unterstützung für den gesamten Projekt-Lebenszyklus, darunter auch das Kostenmanagement von Projekten.

]po[ unterstützt die Kostenplanung auf folgenden Ebenen:

• Gesamtprojekt
• Unterprojekt
• Arbeitspakete (Aufgaben)

Die Architektur von ]po[ orientiert sich an der klassischer ERP Systeme. So wird grundsaetzlich zwischen Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden. Die Informationen zu den Mitarbeitern werden zentral gepflegt, wobei der Stundesatz eines von zahlreichen, dynamisch erweiterbaren Mitarbeiter-Attributten ist. Diese werden im Datensatz des Mitarbeiters gepflegt.

Mit einer erweiterten Konfigurationsvariante von ]po[ können auch spezifische Stundesätze abgebildet werden. Dabei kann der Standardkostensatz sowohl auf Kunden- als auch auf Projektebene überschrieben werden. 

Werden im Rahmen einer vereinfachten Vollkostenrechnung die Gemeinkosten auf die Projektmitarbeiter umgelegt, kann die Umlage im Datensatz der Firma gepflegt werden.

In einem nächsten Schritt wird im Rahmen der Planungsphase die Projektstruktur erfasst. Dabei wird das Geamtprojekt in Unterprojekte und Aufgaben (Arbeitspakete) gegliedert. Für jede Aufgabe wird eine Aufwandsschätzung vorgenommen. Die Planung erfolgt je nach Bedarf bzw. Projekttyp top-down oder bottom-up.

Projektbudgets werden auf Haupt- oder Unterprojektebene definiert. Es handelt sich hierbei um Projektattribute welche in den Projekt Basisdaten gepflegt werden. Die Angabe kann monetär oder in der Masseinheit "Stunden" erfolgen. Für beide Attribute lassen sich unabhängig voneinander Zugriffsberechtigungen konfigurieren.

Um die rechtlich selbständigen Niederlassungen des Kunden unter zusammenfassen zu können, ergänzen wir ein neues Attribut ("Company Group"):

Folgender Report weisst -in Echtzeit- den GuV per Projekt aus:

]po[ als unternehmensweites Steuerungs- und Planungsinstrument

Dank seiner offene Architektur und des breiten Funktionsumfanges setzen kleinere und mittlere Unternehmen ]project-open[ auch häufig als zentrales System zu Kostenkontrolle ein.

Für Organisationen wie Unternehmensberatungen, Agenturen oder IT Dienstleister, die in der Hauptsache projekt-orientiert arbeiten ist es nur ein kleiner Schritt zum IT gestützten betrieblichen Kostenmanagement. Voraussetzung hierfür ist die durchgängige und zeitnahe Erfassung von erbrachten Leistungen (Zeiterfassung) auf interne und externe Projekte. Werden daneben Kosten für Material und andere betriebliche Aufwendungen erfasst, ergibt sich durch Akkumulierung der erfassten Projekt-Einkünfte und -Kosten das Betriebsergebniss. Dieses lässt sich über das integrierte Finanz-Berichtswesen zu jedem beliebigem Zeitpunkt ermitteln. Desweiteren können die Daten über Standardschnittstellen automatisch an Dritt-Systeme wie z.B. Buchhaltungssysteme übertragen werden.

Controller von Muttergesellschaften oder externe Dienstleister können eingeschränkten Zugang zum System erhalten und bei Bedarf eigenständig ("Pull" statt "Push") die benötigten und von den Stakeholdern freigegebenen Daten aus dem System beziehen.